搜索
 找回密码
 注册

扫一扫,访问微社区

QQ登录

只需一步,快速开始

查看: 306|回复: 8

[软件使用] 【iSlide】你的PPT可能存在重大信息安全隐患!

[复制链接]

iSlide 发表于 2017-1-6 16:02:33 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 iSlide 于 2017-1-6 16:20 编辑

01安全.jpg

速读版
  • 你的 PPT 可能存在重大安全隐患
  • 数据&图表粘贴是一样的吗?
  • 链接 & 嵌入对象有什么区别
  • 将整个 Excel 链接到 PPT 中
  • 将 Excel 中的部分数据链接到 PPT 中
  • 自动更新和手动更新链接对象
  • 链接 excel 链接丢失怎么补救


你的 PPT 可能存在重大信息安全安全隐患

00安全.jpg


听起来可能有点不可思议,PPT 怎么可以出什么信息安全问题?
不要着急,我们先来一个案例。
这是一个世界 500 强企业的真实案例,暴露出来的问题真的让对方感到不寒而栗。


先来看看这份 PPT ,文件大小 65 MB 除了体积大了一点,没有什么不妥。


03安全.jpg


打开 PPT ,只有图表,连一张图片都没有,怎么可能这么大!

04安全.jpg

案例图由 iSlide™ 演示设计提供



那么会不会是版式过多导致的呢?毕竟之前可是亲眼见到过 1 个 PPT 里面居然后 16115 个版式的惊人存在!
还没来的及看的小伙伴可以看这里天哪,这个PPT里“藏”了16115个版式!!


05安全.jpg

案例图由 iSlide™ 演示设计提供



打开母版视图,发现母版一共只有 11 页,非常正常没有任何异样。
最后的最后,我们将这份 PPT 文档的所有元素提取了出来,结果让所有人都惊呆了!

06安全提取excel.gif


提取方法:
方法①:使用 7-Zip 解压软件直接「提取到当前位置」(或其他目录)
方法②:压缩成 .Zip 格式,然后解压到指定目录。
想要了解更加详细的可以点击文章PPT如何压缩图片&一键提取所有素材?

在解压后的文件中,我们看见有一个 「 embeddings (嵌入)」文件夹。

07安全.jpg

鼠标悬停显示文件大小为 64.5MB !
打开属性查看具体参数,一共有 31 个文件!而且全部都是 Excel 格式的!

08安全.jpg


随机打开一个 Excel 文件,发现 Excel 文件中不仅仅是插入到 PPT 中的图表,
所有没有在 PPT 中显示的隐藏数据全部一览无余!

09安全.jpg

试想,作为一家世界 500 强的公司,如果这份 PPT 对外流出,其中的 Excel 数据资料被有心人完整提取并泄露,带来的损失可能是难以估算!
还有一些比如像咨询公司,大数据企业等对这一块也是尤为需要重视。


数据VS图表粘贴对比
不知道有多少小伙伴注意到,当我们将 Excel 复制到 PowerPoint 中时,「图表」「数据」之间是有差异的。
先来看看二者的粘贴选项图标对比:

10安全.jpg


① 复制 Excel 数据

11安全表格粘贴.gif



操作:
  • 在 Excel 中选中数据,「 Ctrl + C 」复制
  • 「 Ctrl + V 」粘贴入 PPT
  • 右下方会出现 5 个粘贴选项,选择需要的粘贴格式。
    直接粘贴的话会默认「使用目标样式」,如 GIF 中演示。



12安全.jpg

具体:
  • 使用目标样式(默认)将更新的数据格式,以便匹配目标样式。
  • 保留源格式 将保持完全按原样设置格式的数据。
  • 嵌入 Excel 中的数据表被一次性拷贝到 PPT 中,可以在 PPT 中对图表数据进行再编辑
  • 图片 将数据粘贴为图片。不能编辑或更新数据。
  • 只保留文本将数据粘贴为文本。



② 复制 Excel 图表

13 图表粘贴.gif

复制 Excel 图表与复制 Excel 数据的操作一样,在 Excel 中选中数据,「 Ctrl + C 」复制「 Ctrl + V 」粘贴入 PPT 选择需要的粘贴格式。
如果只看粘贴的效果,似乎都一样没什么区别,但我们肯定不能只看表面:

14安全粘贴图表.jpg


嵌入VS链接对象的区别
区别:在将数据放入目标文件后,数据存储位置不同,数据更新方式不同

15安全.jpg


例如
假设年终汇报时要将 Excel 的数据报告插入到 PowerPoint 中,这时通常会选择以下 2 种方法:
① 嵌入:如果将幻灯片嵌入报告中,报告包含的就是数据的静态副本。一次性将文件拷贝入 PPT ,可以在 PPT 中对数据进行再次编辑。

16安全.jpg


链接:如果将 excel 链接到幻灯片,每当源文件更新时,报告中的数据就会相应更新。【前提:文件的「文件名」和文件「保存路径」不变】

17安全.jpg

由于一旦使用「嵌入」就会将整个文件拷贝入 PPT ,而 PPT 文件本身也是一个压缩文件,要将其中的文件提取出来可以说是轻而易举,所以就出现了上文的 1 个 PPT 中提取出了 31 个完整的 Excel 表这种情况。
对如何提取 PPT 中素材感兴趣的小伙伴可以看这里:PPT如何压缩图片&一键提取所有素材?


小结
  • 链接对象时,如果修改源文件,则会更新信息。链接数据存储在源文件中。Excel 文件或目标文件只存储源文件的位置,并显示链接数据。如果担心文件的大小,以及数据的安全性问题,可使用链接对象。
  • 如果要包含单独维护的信息(例如由其他部门收集的数据),并且需要让该信息在 PowerPoint 文档中保持最新,那么也适合使用链接。
  • 嵌入 PowerPoint 对象时,如果修改源 Excel 文件,PowerPoint 文件中的信息不会相应更改。嵌入的对象会成为 PowerPoint 文件的一部分,并且在插入后就不再是源文件的组成部分。
  • 由于信息完全包含在一个 Excel 文档中,如果不希望该信息体现源文件中的更改,或者不希望文档收件人关注更新链接信息,则嵌入功能非常有用。


将整个 Excel 链接到 PPT 中

18链接整个Excel.gif


步骤
  • 点击“插入”选项卡上“对象”。
    19安全.jpg

  • 在“插入对象”对话框中,选择“由文件创建”。
    20安全.jpg
  • 单击或点击“浏览”,然后在“浏览”框中找到包含要插入和链接到的数据的 Excel 工作簿。
  • 关闭“插入对象”框之前,选择“链接”,然后单击“确定”。
    21安全.jpg
    重要: 演示文稿中的链接对象显示来自链接的 Excel 工作簿中活动、顶部电子表格中的所有数据。当保存 Excel 工作簿时,需确保①原 Excel 文件名不能改变;②原 Excel 文件路径不能改变。

22安全.jpg


将 Excel 中的部分数据链接到 PPT 中

23安全链接部分Excel.gif


步骤
  • 打开目标 Excel 工作簿,「 Ctrl + C 」复制目标数据。
  • 打开 PPT 页面,在“开始”选项卡上,单击“粘贴”下的箭头,然后选择“选择性粘贴”。

24安全部分链接.jpg
  • 在“选择性粘贴”框中,单击“粘贴链接”,然后在“方式”下,选择“Microsoft Excel 工作表对象”。

25安全部分链接.jpg


如何更新链接对象自动更新

26安全自动更新.gif

默认情况下,会自动更新链接的对象。这意味着,每次更新 Excel 源文件,打开 PPT 后 PPT 中的信息也会自动更新。


手动更新

手动更新只适用于使用「链接数据」拷贝到 PPT 中的图表,当原Excel文件数据改动后,可以在PPT中使用“刷新数据”功能来保持数据同步。

27手动更新.jpg
使用前提:需确保①原 Excel 文件名不能改变;②原 Excel 文件路径不能改变。



更新或删除指向 Excel 工作簿的断开的链接

将 Excel 链接到 PPT 中很多优点,但有的时候我们也会遇到一些问题,比如文件名称和保存路径发生了变化。
这个时候打开 PPT 想要编辑其中的数据会弹出错误提示类似「抱歉,无法找到所有链接的文件。您可以通过单击“文件”选项卡,然后单击“信息”选项卡上的“编辑指向文件的链接”来重新建立链接。

28错误链接提示.jpg

点击图表发现提示「链接的文件无法使用且无法更新

29手动更新.jpg

这个时候我们该怎么办?有没有方法能够忘记这份数据?
不要着急,还是可以救一救的。


步骤
  • 在「文件」选项卡中,点击「信息」,在右下角的「相关文档」中,点击「编辑指向文件的链接」。

30编辑链接.jpg

注意:如果看不到相关文档部分,请确保已保存演示文稿。


情况一 知道 Excel 文件的新位置
  • 点击“更改源文件”,转到 Excel 工作簿的新位置,然后点击“打开”。 在“链接”列表中,点击击指向链接工作表的正确路径,然后“立即更新”。

【 PS :文件保存路径在服务器中同样有效。】


情况二  不确定Excel 文件信息或者已经丢失
  • 点击“断开链接”。 此时图表仍然会显示在幻灯片中,但其中的数据不会再随着原始工作表的变化而更新。
    31编辑链接.jpg

GIF 演示
32更新断开的链接.gif


这一篇涉及的内容点比较多
能坚持看到这里的小伙伴辛苦啦
我们下期见~ ヾ( ̄▽ ̄)Bye~Bye~



每天,全球有超过1,000,000场的商业演示,

专业的设计能更有效的传递和表达信息。

PPT幻灯片也能成为一种力量,

能够说服,能够影响,能够感动!


0.jpeg


本帖被以下淘专辑推荐:

回复

使用道具 举报

meiscf 发表于 2017-1-12 09:14:22 | 显示全部楼层
原来是这样!!难怪有时候一个PPT很大可是就是找不出怎么回事
回复 支持 1 反对 0

使用道具 举报

goblin123dan 发表于 2017-1-6 16:14:49 | 显示全部楼层
承包首页沙发
[发帖际遇]: goblin123danPPT病毒感染股市,全球股票大跌! 降了6 元 锐币. 幸运榜 / 衰神榜
回复 支持 反对

使用道具 举报

梦回琅琊 发表于 2017-1-6 21:46:33 | 显示全部楼层
不明觉厉!!!

评分

1

查看全部评分

[发帖际遇]: 梦回琅琊 出门被PPT砸断了三根肋骨,看病花了 10 元 锐币. 幸运榜 / 衰神榜
回复

使用道具 举报

隔壁家小律 发表于 2017-1-8 16:19:35 | 显示全部楼层
没想到会这样。。
回复 支持 反对

使用道具 举报

影子37 发表于 2017-1-9 14:58:56 | 显示全部楼层
谢谢,学到了不少
回复 支持 反对

使用道具 举报

北纬43度等待 发表于 2017-1-10 09:16:49 | 显示全部楼层
厉害,虽然没能完全看懂
回复 支持 反对

使用道具 举报

学生-花落 发表于 2017-1-10 18:35:32 | 显示全部楼层
赞赞赞的!!
回复

使用道具 举报

miaomiaolin 发表于 2017-1-11 19:39:58 | 显示全部楼层
原来这样,长见识了……
回复 支持 反对

使用道具 举报

您需要登录后才可以回帖 登录 | 注册

本版积分规则

快速回复 返回顶部 返回列表
展开